Opodatkowanie podatkiem dochodowym ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.

Wypłacany pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej zalicza się do przychodów ze stosunku pracy. Nie oznacza to jednak automatycznie opodatkowania. Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub z przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. 

Przepisy zawarte w dziale dziesiątym Kodeksu pracy "Bezpieczeństwo i higiena pracy" nakładają na pracodawcę obowiązek nieodpłatnego wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze, w sytuacjach, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu,  znacznemu zabrudzeniu, ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub wymogi wynikające z bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto pracodawca może - za zgodą pracowników - ustalić stanowiska, na których dopuszczalne jest używanie przez pracowników ich własnej odzieży i obuwia roboczego. Kwestie dotyczące zaopatrzenia pracowników w odzież i obuwie robocze powinny zostać zamieszczone w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku.

Pracodawca ma obowiązek również zapewnić pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego. Natomiast jeżeli pracodawca nie może zapewnić takiego prania odzieży roboczej, to czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi  za pranie odzieży roboczej, powinien zatem odpowiadać kosztom poniesionym przez pracownika. Przepisy nie wymagają jednak, aby pracodawca dokonywał zwrotu udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika na pranie odzieży roboczej.
Zatem wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej może być ustalona np. na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków, paragonów, itp. Wysokość takiego ekwiwalentu można też określić we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika, z uwzględnieniem aktualnych cen rynkowych środka piorącego, wody, energii elektrycznej oraz czasu zużytego przez pracownika albo w oparciu o aktualne ceny rynkowe stosowane w pralniach. Takie stanowisko potwierdza wyrok NSA z 8 kwietnia 1998 r., sygn. akt I SA/Lu 392/97. 

Zatem jeżeli na podstawie przepisów Kodeksu pracy pracodawca wypłaca ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, którego wysokość odpowiada kosztom poniesionym przez pracownika to ekwiwalent ten korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Natomiast jeżeli za pranie odzieży roboczej pracodawca wypłaca stały ryczałt, którego wysokość została ustalona w oderwaniu od kosztów poniesionych przez pracownika, to tego rodzaju świadczenie podlega opodatkowaniu. Takie stanowisko zostało potwierdzone interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 października 2012 r., nr IPPB4/415-574/12-4/JK.

Dodatkowo, gdy ekwiwalent wypłacany pracownikowi za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, to jest on również wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS.